Política de Protección de Datos Personales

Alcance de la Política

La Política de Protección de Datos Personales de Gestores Integrales de Riesgos S.A.S, se aplicará a todas las Bases de Datos y/o archivos que contengan Datos Personales, Clínicos o de carácter sensitivo que para GIR S.A.S sea objeto de Tratamiento como responsable y/o encargado del tratamiento de Datos Personales.

El Tratamiento de los Datos Personales se deberá hacer en los términos, condiciones y alcances de la autorización del Titular y/o de la empresa que se le suministren los servicios en aplicación de las normas especiales cuando proceda alguna excepción legal para hacerlo.

Responsable del Tratamiento de Datos

GESTORES INTEGRALES DE RIESGO S.A.S, NIT número 90.11.11.600, con personería jurídica y registro mercantil registrado en la Cámara de Comercio de Bogotá, Colombia, con sede principal en Bogotá, Carrera 72A N.º 138-23, número de contacto 317-4037331, correo electrónico [email protected].

Objetivo de la Política

La política de datos personales busca garantizarle a su usuario el derecho que tiene de informar, conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información que haya suministrado, sea cual sea el medio, y bajo la utilización de los diferentes canales habilitados para el efecto.

Finalidad de la Recolección y Tratamiento de Datos Personales

La finalidad de la Política de Protección de Datos Personales busca:

1. Instrumentar los procedimientos de recolección y tratamiento de datos personales a las disposiciones de la ley.
2. Generar un esquema organizado para salvaguardar los datos privados, semiprivados, públicos y sensibles de sus titulares.

La finalidad de GIR S.A.S con respecto a la recolección y tratamiento de Datos Personales frente a:

Definiciones

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato privado: El dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el usuario titular de la misma.
• Dato público: Datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o servidor público. Pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna.
• Dato semiprivado: Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.
• Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales de derechos humanos.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables.

Ámbito de Aplicación

Las políticas de tratamiento de Datos Personales deben ser conocidas y aplicadas por todos los funcionarios, empleados, dependencias, clientes y proveedores de Gestores Integrales de Riesgos S.A.S.

Las políticas y procedimientos aplican a la Base de Datos que maneja Gestores Integrales de Riesgos S.A.S, y serán registradas de conformidad con lo dispuesto en la ley.

Principios

Para efectos de garantizar la protección de datos personales, GESTORES INTEGRALES DE RIESGOS S.A.S aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios:

• Legalidad: El tratamiento de datos es una actividad reglada, sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables que rigen el tema.
• Finalidad: La actividad del tratamiento de datos personales obedecerá a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo titular.
• Libertad: El tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
• Veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Transparencia: Se garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
• Acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. El tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley.
• Seguridad: La información sujeta a tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Confidencialidad: Todas las personas que administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información y a mantenerla de manera estrictamente confidencial.

Confidencialidad y Seguridad de la Base de Datos

Gestores Integrales de Riesgos S.A.S aplicará las mejores prácticas para la seguridad, discreción, protección, almacenamiento y confidencialidad de los Datos Personales de los titulares. Verificará cuando corresponda, la procedencia de las excepciones legales para entregar los datos personales a las autoridades y en los casos pertinentes.

Garantías de Acceso al Titular a los Datos Personales

Gestores Integrales de Riesgos S.A.S garantiza el derecho de acceso al titular de los datos, con previa acreditación de su identidad, legitimidad y sin ningún costo, a sus datos personales a través de diferentes medios, principalmente electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y se le debe permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.

Tratamiento de Datos de Empleados Directos de la Empresa

Todos los datos suministrados por los empleados de Gestores Integrales de Riesgos S.A.S serán almacenados, compilados, utilizados, compartidos, consultados, transmitidos, intercambiados y transferidos, para dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de la relación laboral y al ejercicio de los derechos como empleador.

Toda la información relativa a los empleados o ex empleados será conservada con el fin de que la Compañía pueda cumplir sus obligaciones como empleador y ejercer los derechos que en esa misma condición le corresponden, de acuerdo con la legislación laboral colombiana.

Al momento del ingreso a Gestores Integrales de Riesgos S.A.S, los empleados nuevos con contrato laboral deben manifestar conocer, aceptar y aplicar las Políticas de Protección de Datos Personales. Para dar por finalizado el proceso de vinculación es necesario garantizar la firma y aceptación de la presente política.

Obligación de Gestores Integrales de Riesgos S.A.S

De acuerdo con la normatividad vigente sobre datos personales, privados y sensibles, la empresa utilizará dicha información única y exclusivamente para cumplir con las funciones y obligaciones procedentes de diversas operaciones realizadas a través del comercio electrónico o de manera presencial en nuestras oficinas, así como con las relaciones jurídicas que existen con nuestros empleados, directivos y dependientes.

La política deberá informarle al usuario cual será el manejo que se le dará a la información suministrada, y solicitará la autorización de este, la cual podrá ser verbal o escrita.

El usuario podrá manifestar su autorización de la siguiente forma: (i) de manera verbal al momento de realizar la compra, (ii) por escrito, (iii) cuando acepte los términos y condiciones de las relaciones comerciales que se presente entre las partes, (iv) por omisión o no pronunciamiento sobre información recibida.

Derechos del Usuario Frente a sus Datos

Todo usuario es titular de los datos personales, como también sus herederos o apoderados, quienes podrán ejercer los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar, rectificar y solicitar la eliminación de los datos en poder de la empresa.
2. Ser informado de los usos que se le están dando a sus datos.
3. Presentar las respectivas quejas y reclamos ante la política, ser informado de la radicación, tiempo para su contestación y recibir respuesta de una manera clara, completa y comprensible.
4. Revocar la autorización suministrada a la empresa para la utilización de datos.
5. Los demás establecidos por la ley.

Deberes de Gestores Integrales de Riesgos S.A.S Frente a los Datos

1. Solicitar la autorización del usuario para el tratamiento de sus datos en las respectivas bases de datos, e informarle el uso que se le dará al mismo.
2. Reconocer el ejercicio del derecho fundamental de habeas data.
3. Utilizar la información en condiciones de máxima seguridad para impedir su pérdida, manipulación, adulteración o uso fraudulento.
4. Actualizar o rectificar la información cuando así sea solicitado por el usuario titular de la misma.
5. Los demás establecidos por la ley.

Marco Normativo y Legal

Reclamos

El Titular o sus causahabientes podrán presentar un reclamo ante el responsable del Tratamiento, el cual será tramitado de la siguiente manera:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
2. El reclamo se podrá realizar mediante correo electrónico enviado a: [email protected]
3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
5. Solo se podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del Tratamiento.

Vigencia de la Política

La presente política rige a partir de la fecha de su publicación y deja sin efectos las demás disposiciones institucionales que le sean contrarias. Toda información no contemplada en la presente política, se reglamentará de acuerdo al Régimen General de Protección de Datos Personales vigente en Colombia.

La actualización de las Políticas de Protección de Datos Personales dependerá de las instrucciones y lineamientos de la Dirección Ejecutiva de Gestores Integrales de Riesgos S.A.S, así como de las extensiones reglamentarias de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Cualquier inquietud adicional nos puede escribir al correo [email protected]

Fecha de Publicación: 15/11/2020

Compromiso de Gestores Integrales de Riesgos S.A.S

La política se obliga a cumplir con lo establecido en el presente documento, así como con las disposiciones que regulan las normas de protección de datos personales.